รายละเอียดปลีกย่อยของการสื่อสารทางธุรกิจทางโทรศัพท์

ศิลปะการสื่อสารทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญในการเจรจาต่อรองและเป็นเวลาหลายปีที่จะไม่สูญเสียความเกี่ยวข้อง ความรุนแรงของการสื่อสารทางธุรกิจผ่านโทรศัพท์เพิ่มขึ้นทุกปี และด้วยการพัฒนาการสื่อสารผ่านโทรศัพท์มือถือมันจึงกลายเป็นหนึ่งในวิธีหลักในการสื่อสาร ในการสนทนาทางโทรศัพท์สิ่งสำคัญคือต้องทราบรายละเอียดและกฎของการสื่อสารทางธุรกิจ

โทรศัพท์ในโลกสมัยใหม่มีบทบาทสำคัญเพราะด้วยความช่วยเหลือในการสื่อสารกับญาติเพื่อนเพื่อนร่วมงานผู้บริหารและพันธมิตรทางธุรกิจ

ดังนั้นในระหว่างการสนทนากับคนกลุ่มหนึ่งบุคคลจะใช้วิธีการสื่อสารที่เหมาะสมและตัวอย่างเช่นจะไม่พูดคุยกับเจ้านายของเขาเหมือนกับเพื่อนสนิท ในสถานการณ์เช่นนี้มีการใช้การสื่อสารประเภทที่เป็นทางการมากขึ้น

มารยาททางธุรกิจควรใช้โดยพนักงานที่ดำเนินการสำรวจความคิดเห็นของประชาชนรับสายจากลูกค้าหรือเจรจาทางโทรศัพท์ บ่อยครั้งที่การสนทนาทางโทรศัพท์ที่ประสบความสำเร็จกลายเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดี และแม้แต่ภาพลักษณ์ของ บริษัท ก็ขึ้นอยู่กับความสามารถของพนักงานในการพูดคุยทางโทรศัพท์อย่างชาญฉลาด

ปัจจุบันการโทรส่วนใหญ่ทำผ่านอุปกรณ์มือถือ เมื่อใช้เครื่องมือสื่อสารนี้คุณจะต้องปฏิบัติตามกฎบางประการ

• ปิดโทรศัพท์หรือตั้งค่าให้เป็นโหมดสั่นในการประชุมทางธุรกิจกับลูกค้าในโรงภาพยนตร์ในการสัมมนา
• โทรศัพท์มือถือมีความไวต่อเสียงมากกว่าโทรศัพท์บ้าน ดังนั้นในสถานการณ์ที่อยู่ในสถานที่สาธารณะจำเป็นต้องทำการสนทนาส่วนตัวโดยไม่มีการแทรกแซงจากภายนอกคุณสามารถพูดอย่างเงียบ ๆ และบุคคลอื่นจะได้ยินคุณ

• อย่าโทรไปที่โทรศัพท์ดังเกินไป เขาสามารถทำให้ผู้อื่นแตกตื่น
• ลองพูดสั้น ๆ ในการปรากฏตัวของบุคคลที่สามการสนทนาไม่ควรนานกว่า 30 วินาทีมิฉะนั้นมีความเสี่ยงที่จะดูไม่สุภาพต่อหน้าบุคคล ในกรณีที่มีเหตุผลที่ถูกต้องสำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์เช่นความเจ็บป่วยของญาติหรือการทำธุรกรรมขนาดใหญ่คุณควรแจ้งให้ผู้ที่อยู่ในสถานการณ์นั้นทราบ
• หลีกเลี่ยงการสนทนาทางโทรศัพท์ในช่วงอาหารกลางวันเพื่อธุรกิจ หากมีความจำเป็นเร่งด่วนในการรับสายคุณควรออกจากโต๊ะและพูดในที่ที่มีคนน้อย

มาตรฐานจริยธรรมในการสื่อสารทางโทรศัพท์มีความสำคัญต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของ บริษัท วัฒนธรรมการสนทนาทางโทรศัพท์เป็นการสื่อสารทางธุรกิจชนิดพิเศษ ความรู้เกี่ยวกับกฎของมารยาทจะช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจและเพิ่มผลกำไรขององค์กร

• มีความจำเป็นต้องทักทายผู้ที่จะมีการสนทนาทางโทรศัพท์ วลีที่เกี่ยวข้องกับช่วงเวลาของวัน (“ อรุณสวัสดิ์”,“ สวัสดีตอนบ่าย” หรือ“ สวัสดีตอนเย็น”) นั้นเหมาะสมที่สุด
• ในระหว่างการติดต่อทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญในการตรวจสอบกระแสเสียงของคุณเอง เพื่อที่จะไม่ผลักดันคู่สนทนาคุณจำเป็นต้องพูดอย่างสุภาพและใจเย็นหลีกเลี่ยงอารมณ์ที่ไม่จำเป็น

• หลังคำทักทายขอแนะนำให้รู้จักตัวเองและให้ชื่อตำแหน่งและองค์กรของคุณ
• หากคุณโทรหาคนอื่นคุณควรชี้แจงเสมอว่าสะดวกที่จะพูดในขณะนั้นหรือไม่
• ตามมาตรฐานทางจริยธรรมคุณต้องรับโทรศัพท์หลังจากการโทรครั้งที่สองหรือครั้งที่สาม
• ในระหว่างการสนทนาคุณไม่ควรสูบบุหรี่กินอาหารหรือเครื่องดื่ม
• หากผู้โทรสนใจพนักงานคนอื่นขององค์กรการสนทนาควรถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังเขาหรือเปิดฟังก์ชั่นการรอ
• ในสถานการณ์ที่คุณมีหมายเลขผิดคุณต้องการโดยไม่ต้องถามคำถามที่ไม่จำเป็นเพื่อขออภัยต่อคู่สนทนาและกล่าวคำอำลาทันที
• อย่าโทรมาตอนเช้าตรู่ในช่วงพักเที่ยงหรือก่อนสิ้นสุดวันทำงาน
• เลขานุการหรือผู้ช่วยสามารถโทรออกหรือรับสายแทนผู้จัดการ

• คุณสามารถโทรหาพันธมิตรหรือหมายเลขส่วนตัวของลูกค้าได้ก็ต่อเมื่อเขาให้รายชื่อแก่คุณ แต่ในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดสายดังกล่าวเป็นสิ่งต้องห้าม
• มีหลายกรณีที่การสนทนาถูกขัดจังหวะเนื่องจากการสื่อสารไม่ดี ในสถานการณ์นี้ผู้ที่โทรมาก่อนจะต้องโทรกลับ
• อย่ารอช้าการสนทนา การสนทนาที่ยาวนานสามารถทำให้คู่สนทนานั้นเบื่อและทำให้เกิดความขุ่นเคือง หากการสื่อสารล่าช้าและไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของการสนทนาได้ลูกค้าสามารถโทรกลับในวันถัดไปหรือจัดการประชุมส่วนตัว
• หลังจากสิ้นสุดการสนทนาขอแนะนำให้ขอบคุณผู้พูดคุยและกล่าวลาเขาอย่างสุภาพหลังจากถามว่าเขามีคำถามใด ๆ หรือไม่ การกระทำที่เรียบง่ายนี้จะทำให้การสนทนาเสร็จสมบูรณ์และสนับสนุนการทำงานร่วมกันต่อไป

การสนทนาทางโทรศัพท์ควรเตรียมและดำเนินการตามจำนวนที่ระบุไว้อย่างรอบคอบ ให้เราพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมในประเด็นหลัก

• คู่สนทนาควรถูกเรียกใช้หลังจากที่มีการวางแผนการสนทนาที่ชัดเจนแล้วเท่านั้น เพื่อแยกรายละเอียดเล็กน้อยคุณสามารถสร้างกราฟิกหรือโครงร่างแผนผัง
• เขียนคำถามที่สำคัญที่คุณต้องจำไว้เพื่อถามในระหว่างกระบวนการเจรจา
• จัดเตรียมเอกสารที่อาจจำเป็นในกระบวนการติดต่อสื่อสาร (จดหมายโต้ตอบรายงานสัญญา)

• ตรวจสอบกับคู่สนทนาล่วงหน้าล่วงหน้าช่วงเวลาที่สะดวกในการโทร
• ในการบันทึกข้อมูลที่ได้รับให้เตรียมสมุดบันทึกหรือไดอารี่
• ค้นหารายชื่อคนทั่วไปที่จะเข้าร่วมการสนทนาเพื่อติดต่อพวกเขาด้วยชื่อและนามสกุล
• ก่อนที่คุณจะกดหมายเลขลองปรับในทางบวกจากนั้นสภาวะอารมณ์ของคุณแน่นอนควรทำให้ตำแหน่งของคู่สนทนา
• การสนทนาทางโทรศัพท์พิจารณาความปลอดภัยของการสื่อสารในสำนักงานเพราะข้อมูลที่มีค่าอาจตกอยู่ในมือของคู่แข่ง

นอกจากนี้ยังมีคะแนนที่ควรยกเว้นและไม่ได้รับอนุญาตในการสนทนาทางโทรศัพท์ที่จะเกิดขึ้น

• ไม่จำเป็นต้องคุยเรื่องธุรกิจกับคนที่ไม่คุ้นเคยหรือสุ่ม มันเป็นการดีกว่าที่จะกำหนดเวลาการประชุมส่วนบุคคล
• ไม่แนะนำให้ต้องการการตัดสินใจจากบุคคลที่ไม่มีอำนาจในการทำเช่นนั้นหรือเชื่อเป็นอย่างอื่น ในโทรศัพท์เขาสามารถให้ความยินยอมแม้ว่าเขาจะเป็นคู่ต่อสู้ของการตัดสินใจครั้งนี้
• ไม่จำเป็นต้องใช้คำขอเสียงหากไม่มีความมั่นใจว่าคู่สนทนาจะเห็นด้วยกับคุณและต้องการความช่วยเหลือ

บทบาทของโทรศัพท์ในการสื่อสารทางธุรกิจมีสองเท่า บ่อยครั้งที่มันเบี่ยงเบนความสนใจจากงานเร่งด่วนที่ดำเนินการในระหว่างวัน แต่ในขณะเดียวกันก็ช่วยเร่งความเร็วในการแก้ปัญหาของงานหลายอย่าง นั่นคือเหตุผลที่จำเป็นต้องเรียนรู้หลักการของการสนทนาทางโทรศัพท์ที่ช่วยให้การใช้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

มันสำคัญมากที่จะมีเทคนิคการสื่อสารทางธุรกิจสำหรับพนักงานที่ทำงานเฉพาะในการสนทนาทางโทรศัพท์กับลูกค้าที่มีศักยภาพ หลาย บริษัท พยายามติดต่อกับผู้โทรจากคำแรกเพื่อทำให้เขาเป็นลูกค้าจริง

บริษัท แข่งขันกันโดยใช้วิธีการต่าง ๆ เพื่อดึงดูดลูกค้า ขั้นตอนสำคัญในการส่งเสริมการขายคือการขายทางโทรศัพท์ดังนั้นผู้จัดการจะต้องดำเนินการเจรจากับลูกค้าอย่างถูกต้องและมีชั้นเชิงมิฉะนั้นสัญญาที่ทำกำไรจะไปถึงคู่แข่ง

เคล็ดลับด้านล่างจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในการสื่อสารทางธุรกิจทางโทรศัพท์

• ขอแนะนำให้โทรไปยังบุคคลที่ให้บริการที่มีประโยชน์แก่คุณ คำขอบคุณมีความสำคัญมากสำหรับการทำงานร่วมกันในอนาคต
• ยิ้มเสมอในขณะที่แชท รอยยิ้มและการมองโลกในแง่ดีของคุณจะรู้สึกถึงผู้ใช้บริการอย่างแน่นอน
• ในกระบวนการเจรจาต่อรองให้พยายามคาดเดาแนวทางของความคิดของคู่สนทนา
• อย่าออกเสียงคำหยาบหรือภาษาพูด ตรงข้ามกับวัฒนธรรมการสื่อสาร
• ใช้การแสดงออกและข้อกำหนดที่ผู้โทรจะเข้าใจ
• อย่าปิดบังโทรศัพท์ขณะพูดคุยกับใคร ดังนั้นการไม่เคารพผู้พูดคุยด้วย
• อธิบายตำแหน่งของคุณอย่างมั่นใจและถูกต้องเพราะความแม่นยำคือความสุภาพของกษัตริย์

• การเจรจาเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วตอบคำถามที่ถามโดยไม่ชักช้าและประโยคที่สลับซับซ้อน การหยุดชั่วคราวสามารถให้เหตุผลได้เฉพาะในกรณีที่ผู้เชี่ยวชาญไม่ว่างค้นหาเอกสารที่จำเป็นสำหรับการเจรจา หากการหยุดชั่วคราวล่าช้าผู้ใช้จะมีสิทธิ์เต็มที่ในการขัดจังหวะการสื่อสาร
• ในช่วงเวลาของโทรศัพท์การสื่อสารที่แท้จริงหรือเสมือนคุณต้องสุภาพอย่างยิ่ง การตะโกนและการพูดด้วยน้ำเสียงที่ถือเป็นการละเมิดจริยธรรม
• บอกลาคู่สนทนาอย่างถูกต้องเนื่องจากความสมบูรณ์ของการสนทนาไม่สำคัญน้อยกว่าส่วนหลักของบทสนทนา คุณสามารถให้โอกาสกับบุคคลอื่นเพื่อวางสายก่อน จากนั้นคุณจบการสนทนาบนคลื่นที่เป็นมิตร

แน่นอนสำหรับการสื่อสารทางโทรศัพท์ที่ประสบความสำเร็จคุณต้องมีพจน์ที่ดี หากต้องการทำให้คำพูดของคุณแสดงออกและให้เสียงที่น่าพึงพอใจให้ใช้บทเรียนจากวิดีโอต่อไปนี้