วัฒนธรรมทางธุรกิจ

ทักษะการสื่อสารทางธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับอาชีพที่ประสบความสำเร็จในทุกสาขา: ความสำเร็จในการสื่อสารองค์กรนั้นขึ้นอยู่กับทักษะของการสื่อสารในชีวิตประจำวัน แต่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านในสาขาอาชีพ วัฒนธรรมทางธุรกิจเป็นวิธีการโต้ตอบกับเพื่อนร่วมงานผู้บังคับบัญชาผู้ใต้บังคับบัญชาและพันธมิตรตลอดจนกฎบางอย่าง การสร้างการสื่อสารขึ้นอยู่กับสถานการณ์เป้าหมายและวัตถุประสงค์เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งรวมถึงสามารถปรับให้เข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว

วัฒนธรรมการสื่อสารเป็นแนวคิดที่กว้างกว่าการพูด ประกอบด้วยส่วนประกอบมากมาย ในวัฒนธรรมของการสื่อสารทางธุรกิจลักษณะที่ปรากฏมีความสำคัญอย่างยิ่ง: ต้องสอดคล้องกับขอบเขตของกิจกรรมและสถานการณ์เฉพาะของคุณ

สำหรับการทำงานกับลูกค้ามักจะมีชุดเครื่องแบบสำหรับงานในสำนักงานสูทธุรกิจคนที่มีความคิดสร้างสรรค์จะแต่งกายด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งและผู้ที่ดำรงตำแหน่งผู้บริหารจำเป็นต้องเน้นสถานะของพวกเขาด้วยเสื้อผ้าและอุปกรณ์เสริม อาจดูเหมือนว่ารูปลักษณ์ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการสื่อสารทางธุรกิจ อย่างไรก็ตามมันเป็นความประทับใจแรกที่คุณทำซึ่งกำหนดทัศนคติของคู่สนทนาที่มีต่อคุณ หากการแสดงผลนี้เป็นลบในกระบวนการของการเจรจามีความจำเป็นต้องใช้พลังงานจำนวนมากเพื่อฟื้นฟู

ในการสื่อสารภาษาที่ไม่ใช้คำพูดมีความสำคัญเท่าเทียมกัน ท่าทีท่าทางและพฤติกรรมของคุณมีความสำคัญมากจากมุมมองของจิตวิทยา พยายามทำให้แน่ใจว่าการแสดงออกทางสีหน้านั้นค่อนข้างถูกยับยั้ง ท่าทางเป็นสิ่งสำคัญมาก แต่ควรอยู่ในระดับปานกลางและไม่รุนแรงเกินไป

หากคุณได้รับการกำหนดค่าให้เป็นคู่สนทนาจะเป็นการดีกว่าที่จะเลือกแบบเปิด คุณสามารถลองปรับตำแหน่งของคู่สนทนาอย่างสงบเสงี่ยม เพื่อไม่ให้รับรู้ถึงความก้าวร้าวการสบตาควรใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาที นั่งที่โต๊ะเจรจาไม่ตรงข้ามคู่สนทนา แต่อยู่ด้านข้างเล็กน้อย

สิ่งที่คุณพูดและวิธีที่คุณพูดมีความสำคัญเท่าเทียมกัน มันสำคัญมากที่จะต้องมีข้อมูลที่เชื่อถือได้เพื่อให้สามารถดำเนินการกับข้อเท็จจริงและสร้างเนื้อหาของการสนทนาได้อย่างถูกต้อง

มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะเลือกคำน้ำเสียงท่าทางและท่าทางสำหรับสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงเพราะในกรณีที่แตกต่างกันพฤติกรรมที่แตกต่างกันจะมีความเหมาะสม วัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจขึ้นอยู่กับสถานการณ์และเป้าหมายที่ติดตามสามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภท:

• ประเภทที่ปรึกษาแสดงถึงการจรรโลงใจ. ตัวเลือกนี้เป็นเรื่องปกติสำหรับกระบวนการฝึกอบรมของผู้ฝึกงานกิจกรรมการศึกษาและวิทยาศาสตร์เพื่ออธิบายช่วงเวลาการทำงานรายบุคคลถึงผู้ใต้บังคับบัญชารวมถึงการทำงานเป็นทีมกับเพื่อนร่วมงานหากคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาที่พวกเขาเข้าใจแย่ลง บ่อยครั้งที่การสื่อสารดังกล่าวถูกสร้างขึ้นในรูปแบบของการพูดคนเดียว แต่ในการสื่อสารทางธุรกิจที่ทันสมัยบทสนทนาก็ถือว่าเป็นที่นิยมมากกว่า: แม้ในกระบวนการเรียนรู้พยายามที่จะมีส่วนร่วมในการสนทนาและฟังมุมมองของพวกเขา
• ประเภทที่สร้างแรงบันดาลใจ เป้าหมายคือการทำให้ผู้ที่สนใจในโครงการโน้มน้าวเขาถึงความเป็นไปได้ของงานนี้หรืองานนั้นช่วยให้พนักงานเชื่อในตัวเองและรู้สึกมั่นใจมากขึ้นในงานใหม่หรืองานที่ยาก เพื่อความสำเร็จพยายามหลีกเลี่ยงวลีและคำซ้ำซากที่ดีที่สุดคือการตั้งตัวอย่างส่วนตัวบอกเล่าเรื่องราวของคุณเองและอธิบายด้วยคำพูดของคุณเองว่าสิ่งใดที่คุณสนใจในโครงการเฉพาะ
• ประเภทเผชิญหน้า วัฒนธรรมการสื่อสารเป็นการกระตุ้นให้ผู้สนทนาระหว่างกันคัดค้านคุณไม่เห็นด้วยกับมุมมองของคุณ ประเภทนี้รวมถึงเทคนิคต่าง ๆ ที่ใช้ในกรณีที่มีความขัดแย้งทางผลประโยชน์ บ่อยครั้งที่สถานการณ์การเผชิญหน้าเป็นเรื่องปกติสำหรับการเจรจารวมถึงเพื่อเพิ่มความสนใจเมื่อทำงานกับผู้ชมที่เฉื่อยเฉย
• ประเภทข้อมูล เป็นกลางที่สุด - ภายในกรอบคุณสามารถนำข้อมูลนี้ไปให้ผู้ฟังได้ พยายามหลีกเลี่ยงการผสมข้อมูลกับผู้อื่น หากเป้าหมายคือเพื่อแจ้งคู่สนทนาไม่จำเป็นต้องพยายามสอนเขาติดเชื้อด้วยความกระตือรือร้นหรือเข้าสู่ความขัดแย้ง ในกรณีนี้มันเป็นสิ่งจำเป็นที่งานนำเสนอนั้นเป็นที่เข้าใจได้ - สำหรับเรื่องนี้ลองปรับให้เข้ากับคู่สนทนาและอธิบายทุกอย่างโดยใช้ตัวอย่างที่ชัดเจนสำหรับเขา

ประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมมืออาชีพส่วนใหญ่มีการตัดสินใจในกระบวนการสื่อสารส่วนบุคคล สำหรับผู้ที่เป็นมิตรและเปิดเผยที่รู้วิธีนำเสนอข้อมูลใด ๆ อย่างถูกต้อง (ผ่านท่าทางการแสดงออกทางสีหน้าและกระแสเสียง) นี่เป็นข้อดีมากกว่าการลบ ในการสื่อสารทางธุรกิจส่วนบุคคลเนื้อหาของการสนทนาไม่ได้มีบทบาทสำคัญสิ่งสำคัญคือการสร้างการติดต่อและระบุตำแหน่งของเราอย่างถูกต้อง

การสื่อสารส่วนบุคคลอาจประกอบด้วยการสะสมคนเดียวค่อนข้างยาวหรือในทางกลับกันของวลีสั้น ๆ มากหรือน้อย และในความเป็นจริงและในอีกกรณีหนึ่งมันเป็นสิ่งสำคัญมากไม่เพียง แต่จะนำเสนอข้อมูลราวกับว่าคุณกำลังเขียนบทสรุป แต่เพื่อถ่ายทอดไปยังคู่สนทนาที่เฉพาะเจาะจงปรับให้เข้ากับมัน ก่อนการเจรจาเขียนประเด็นสำคัญที่คุณต้องการหารือ แต่ไม่เคยจำคำพูด - มันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะเปลี่ยนลักษณะของคำบรรยายลำดับตัวอย่าง (ขึ้นอยู่กับปฏิกิริยาของผู้ฟัง)

ในทำนองเดียวกันคุณต้องทำงานกับน้ำเสียงและท่าทาง หากคุณสูญเสียความสนใจของคู่สนทนาให้อารมณ์มากขึ้น หากคุณรู้สึกว่ามีการเผชิญหน้ากับคู่ค้าที่ไม่พึงประสงค์ลองคัดลอกท่าทางและท่าทางของบุคคลนี้ มันสำคัญมากที่จะไม่กระทำการใด ๆ ที่ไม่ถูก จำกัด มิฉะนั้นการนำเสนอของข้อมูลจะน่าเบื่อและคุณจะสร้างความประทับใจให้กับคนที่ไม่แน่ใจ

ในระหว่างการสนทนาส่วนตัวเรามักจะต้องทำการตัดสินใจที่ยากลำบากตามธรรมชาติ หากในกระบวนการของการเจรจาไม่ใช่หัวข้อที่คุณคาดว่าจะได้รับการสัมผัสมันเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะสงบสติอารมณ์ พยายามอย่าตอบปัญหาที่มีความวิตกกังวลมากเกินไปตอบสนองอย่างใจเย็น หากคุณไม่สามารถกำหนดได้ทันทีว่าจะต้องตัดสินใจอะไรคุณสามารถใช้เวลาคิดและชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียทั้งหมดในบรรยากาศที่ผ่อนคลาย

ปัญหาหลายอย่างได้รับการแก้ไขแล้วทางโทรศัพท์ โดยทั่วไปแล้วสิ่งเหล่านี้จะเป็นการชี้แจงข้อมูลหรือปัญหาขององค์กรเล็กน้อยเช่นเมื่อโทรออกเพื่อนร่วมงานมักระบุชื่อและหมายเลขที่แน่นอนทำการนัดหมายให้หรือรับ การสนทนาทางโทรศัพท์แบบยาวมักจะเกิดขึ้นเฉพาะในกรณีที่ไม่สามารถพบเจอด้วยตนเองได้. ในขณะเดียวกันการสนทนาทางวิดีโอที่มีความเฉพาะเจาะจงของตัวเองจะถูกใช้มากขึ้นเพื่อการสื่อสารที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น

สำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์ที่ประสบความสำเร็จซึ่งมีผลต่อช่วงเวลาทำงานคุณต้องพิจารณาความแตกต่างดังต่อไปนี้:

• หากคุณกำลังโทรหาใครบางคนเป็นสิ่งสำคัญที่จะถามว่าสะดวกสำหรับคนที่จะพูดคุยตอนนี้ การโทรหลังเวลาทำการใน บริษัท ส่วนใหญ่นั้นไม่ได้รับการยอมรับจากมารยาท (เว้นแต่จะมีข้อตกลงแยกต่างหาก)
• โปรดทราบว่าอาจมีสัญญาณรบกวนกับการเชื่อมต่อ - หรือเสียงภายนอกอาจรบกวนการสนทนา ในระหว่างการสนทนาทางโทรศัพท์สิ่งสำคัญคือต้องพูดให้ชัดเจนที่สุดและไม่เร็วเกินไป
• สร้างคำพูดของคุณเพื่อให้มีความเฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และถูกรับรู้ตามที่คุณต้องการ ในกระบวนการสื่อสารส่วนบุคคลการแสดงออกทางสีหน้าและท่าทางมีบทบาทสำคัญมาก - สิ่งนี้ช่วยให้เข้าใจคำแนะนำการพูดและการจูงใจที่ซ่อนเร้นได้ดีขึ้น เมื่อพูดคุยทางโทรศัพท์คุณจะถูกลิดรอนโอกาสนี้
• พยายามพูดคุยถึงปัญหาที่จำเป็นในโทรศัพท์ให้สั้นที่สุด สำหรับการเจรจาที่ซับซ้อนหรือการสนทนาที่คลุมเครือการสนทนาทางโทรศัพท์นั้นไม่ค่อยเหมาะสมดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องนำเสนอเฉพาะสิ่งที่สำคัญที่สุด รายละเอียดจะกล่าวถึงด้วยตนเองหรือใช้วิดีโอ

การโทรผ่านวิดีโอในวัฒนธรรมองค์กรสมัยใหม่กำลังเริ่มใช้งานบ่อยขึ้น ประการแรกพวกเขาช่วยในการรักษาการติดต่อกับพันธมิตรจากประเทศต่าง ๆ และเพื่อเจรจาอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ประการที่สองตอนนี้หลายคนทำงานจากระยะไกลจากที่บ้านและการสนทนาทางวิดีโอทำให้ง่ายต่อการแก้ไขปัญหาใด ๆ

หากคุณกำลังเผชิญการสนทนาทางธุรกิจดังกล่าวเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบดังต่อไปนี้:

• รูปร่างหน้าตาของคุณจะสร้างความแตกต่างอย่างมาก แม้ว่าคุณจะอยู่บ้านพยายามแต่งตัวในลักษณะที่เป็นธุรกิจ
• ค้นหาสถานที่ในบ้านที่พื้นหลังจะเป็นกลางมากหรือน้อย หากในพื้นหลังมีห้องครัวทีวีทำงานหรือเล่นเด็ก ๆ สิ่งนี้อาจรบกวนปัญหาทางธุรกิจ
• ตอนนี้มีหลายคนที่ใช้หูฟัง แต่มันก็คุ้มค่าที่จะจำ: มันช่วยให้คุณได้ยินคู่สนทนาได้ดีขึ้น แต่ไม่รับประกันว่าคนอื่นจะได้ยินคุณดีถ้าคุณพูดด้วยเสียงดัง หากคุณแก้ปัญหาองค์กรจากที่บ้านขอให้ครอบครัวของคุณเงียบหรือเพียงแค่นั่งในห้องแยกต่างหาก
• ก่อนที่กล้องจะเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการควบคุมท่าทางและการแสดงออกทางสีหน้าของคุณ บ่อยครั้งที่มีปัญหาเกี่ยวกับการเชื่อมต่อภาพอาจโหลดช้าและความสนใจอาจเน้นไปที่การแสดงออกทางสีหน้าทั้งหมดที่ไม่สำเร็จ
• หากคุณกำลังพูดถึงปัญหาร้ายแรงที่ต้องมีการบันทึกหรือเอกสารก่อนที่ตาของคุณให้เตรียมสิ่งเหล่านี้ล่วงหน้า (ก่อนโทร) และส่งวัสดุที่จำเป็นไปยังคู่สนทนาของคุณ

ปัญหาหลายอย่างในองค์กรได้รับการแก้ไขแล้วโดยการโต้ตอบ ข้อดีอย่างหนึ่งของการสื่อสารทางธุรกิจดังกล่าวคือข้อมูลที่มีโครงสร้าง หากในกระบวนการของการสื่อสารสดคุณไม่สามารถใส่ใจกับบางจุดที่มีความสำคัญต่อคู่สนทนา (หรือเพียงแค่ลืมข้อมูลที่จำเป็น) ในแบบฟอร์มที่บันทึกไว้คุณสามารถคำนึงถึงความแตกต่างทั้งหมดได้

หากคุณสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและผู้ติดต่อเป็นจำนวนมากเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะสามารถเขียนได้อย่างถูกต้อง เครื่องมือแก้ไขข้อความไม่สามารถแก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ได้อย่างถูกต้องเสมอไปดังนั้นคุณไม่ควรเชื่อใจพวกเขาทั้งหมด - หากคุณไม่แน่ใจในคำให้ตรวจสอบคำศัพท์ของคุณ ระวังการส่งข้อความจากโทรศัพท์และแท็บเล็ต - ด้วยคุณสมบัติป้อนข้อมูลอัตโนมัติคำของคุณอาจถูกแทนที่ด้วยคำอื่น ๆ และข้อความก็จะกลายเป็นไร้ความหมาย

หลายคนคิดว่าการติดต่อทางธุรกิจนั้นเป็นงานที่ง่ายกว่าการพูดคุยสด - แน่นอนว่ามีเวลาเสมอที่จะคิดถึงข้อความและในกระบวนการของการสนทนาที่แท้จริงต้องตอบสนองอย่างเป็นธรรมชาติ อย่างไรก็ตามข้อเสียคือคุณไม่ได้รับปฏิกิริยาที่เกิดขึ้นเองจากคู่สนทนาและนี่เป็นแง่มุมทางจิตวิทยาที่สำคัญ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวัฒนธรรมทางธุรกิจดูด้านล่าง